Etichetă și crește productivitatea apelurilor telefonice

productivității
Apelurile telefonice ocupă o mare parte a afacerilor noastre și a comunicațiilor personale. Dacă doriți să fiți cu adevărat profesioniști și eficienți în apelurile dvs. telefonice, este recomandabil să acordați atenție regulilor de bază pentru efectuarea acestora.

La fel ca în toate celelalte domenii de comunicare, precum și în telefon, există un cod de etică pe care trebuie să îl urmați pentru a nu lăsa loc pentru neînțelegeri și pentru a construi relații bune cu interlocutorii dvs.

Importanța telefonului ca instrument de afaceri

Telefonul are un rol imens de jucat în afaceri moderne. Fără aceasta, afacerea nu ar putea exista în forma sa actuală. Folosim telefonul pentru a face întâlniri și conferințe, pentru a vinde produse prin telefon, pentru a primi feedback de la clienții noștri, pentru a discuta despre oferte, pentru a obține informații, chiar pentru a organiza conferințe și întâlniri prin telefon. Puteți vedea singur cât de mult este telefonul în viața noastră și cât de multă atenție trebuie să îi acordați.

Ce norme etice trebuie să respectăm?

Normele etice reglementate de etichetă și protocol în timpul convorbirilor telefonice vizează o comunicare clară, distinctă și politicoasă. Sunt un set de reguli fără de care am avea mari dificultăți. Când eram mici, ne-a plăcut cu toții să jucăm telefonul stricat, dar pe măsură ce îmbătrâneam, acest factor a devenit o cauză din ce în ce mai mare de iritație și beneficii pierdute. Cum să scapi de capcana apelurilor telefonice infructuoase?

1. Prezentarea și scopul conversației

Când introduceți o conversație telefonică cu un străin, prezentați-vă întotdeauna cu ambele nume și, atunci când apelul telefonic este în scopuri comerciale, informați compania pe care o reprezentați, conform cerințelor etichetei. Dacă întâlnești un angajat/robot telefonic sau un mesaj vocal, raportează întotdeauna numărul de telefon căruia îți pot returna apelul și ora la care te pot găsi.

De asemenea, este foarte important să anunțați politicos, clar, concis și clar scopul apelului dvs. chiar la începutul conversației, imediat ce vă prezentați.

2. Vocea contează

Utilizați tonul corect și moderat atunci când vorbiți la telefon. Evitați să vorbiți prea tare sau prea jos, cu excepția cazului în care vi s-a cerut în mod special să vorbiți în acest fel.

Spuneți cuvintele clar și distinct, parafrazați dacă este necesar și faceți explicații suplimentare despre ceea ce doriți să transmiteți ca informație.

3. Întreruperi

Înainte de a începe o conversație telefonică, creați o atmosferă calmă, fără ca conversația dvs. să fie întreruptă. Închideți ușa camerei, dacă este necesar, blocați-o. Dacă împărtășești un birou cu alte persoane, anunță-le că vei purta o conversație, astfel încât acestea să nu te întrerupă. Dacă vine cineva și îți întrerupe conversația, clarifică faptul că nu poți să îi fii atent chiar acum și o vei face mai târziu.

Acordând o atenție deplină interlocutorului dvs., îi arătați respect și îl faceți să se simtă special și valoros. În plus, având o conversație concentrată și concentrată fără întrerupere, veți fi mai eficient.

4. Păstrați note

Da, așa este, note. O componentă adesea ratată de mulți oameni este luarea notelor. Înainte de a apela, notați clar scopul conversației dvs. și problemele specifice pe care doriți să le discutați. De asemenea, luați notițe atât în ​​timpul apelului, cât și după închiderea telefonului.

Acest singur pas, pe cont propriu, vă va ajuta să purtați conversații mai productive și mai concentrate și să vă îmbunătățiți drastic veniturile și relațiile personale.

Vizualizați conversațiile de afaceri ca întâlniri, definiți un scop clar pentru conversație și punctele de urmat. Evitați să vă abateți de la subiectul conversației, cu cuvinte simple și politicoase „să revenim la subiect”.

5. Ascultă cu grija

Amintiți-vă, atunci când vorbiți la telefon, cel mai important lucru este ceea ce spune interlocutorul dumneavoastră. Ascultați cu atenție ceea ce vi se spune și, dacă aveți dubii dacă ați înțeles corect, nu vă fie teamă să întrebați.

„Ce vrei să spui exact?”, „Ați repeta?”, „Ați explica din nou?” - Aceste probleme sunt esențiale pentru o comunicare corectă și pentru a evita redarea pe un telefon defect. Punând aceste întrebări, nu lăsați loc de îndoială și, de asemenea, manifestați interes pentru interlocutorul dvs. Este aproape sigur că vă va răspunde la toate întrebările, deoarece este în interesul său să transmită informațiile sale cu acuratețe.

Nu în ultimul rând, repetați ceea ce ați înțeles în propriile voastre cuvinte. După ce ați discutat o idee, repetați-o interlocutorului. Acest lucru va elimina orice posibilitate de neînțelegere între dvs.

6. Pauze

Când îl ascultați pe interlocutorul dvs., nu vă grăbiți să răspundeți imediat ce încetează să vorbească. Lasă o pauză de 2-3 secunde pentru a te gândi cu atenție la răspunsul tău. Acest lucru arată, de asemenea, atenția și înțelegerea subiectului din partea dvs.

În plus, evitați posibilitatea de a vă întrerupe interlocutorul în cazul în care acesta doar respiră sau își formează următoarea propoziție în cap.

Folosiți pauze scurte în propriul discurs pentru a permite timp interlocutorului dvs. să înțeleagă ceea ce spuneți și să distingeți „grupuri” ideologice de informații.

Limite de timp în comunicațiile telefonice

Până acum am discutat problema „cum” să efectuați apeluri telefonice. Există o altă limită individuală care trebuie să fie etică - timpul. Limitele de timp în conversațiile telefonice determină când să efectuați apelurile.

Încercați să setați o oră pentru primirea apelurilor și să comunicați aceste intervale de timp tuturor interlocutorilor dvs. Acceptați apelurile în afara acestui interval de timp numai în cazuri excepționale sau din cauza unor acorduri explicite.

Dacă aveți ocazia și nevoie, angajați pe cineva care să vă ia apelurile și să aflați despre persoana care sună și scopul apelului și transferați numai apelurile pe care le considerați importante sau așteptate. Solicitați-i secretarului notele corespunzătoare ale apelurilor dvs. primite și asigurați-vă că notați ora la care puteți returna apelul.

Respectați cerințele altor persoane, căutând oameni numai în intervalul de timp stabilit de aceștia. Acesta este un semn al bunelor maniere și al eticii, făcând acest lucru, vă puteți aștepta la fel în schimb.

În timpul întâlnirilor, conferințelor și apelurilor individuale, opriți telefonul. A suna și a vorbi la telefon în mijlocul unei conversații este un semn al bunelor maniere și poate avea un efect extrem de rău asupra relației tale.

Un alt sfat util pentru efectuarea apelurilor este să le aveți pe toate simultan. În loc să aveți conversațiile haotice în timpul zilei, alegeți un moment pentru a avea toate conversațiile simultan. De exemplu, puteți colecta apelurile primite până la prânz și le puteți răspunde la ora 16:00. Planificarea atentă a apelurilor vă va crește productivitatea de mai multe ori și vă va ajuta să maximizați standardele etice pe care le-am discutat mai devreme.

Telefonul este un instrument de afaceri. Nu deveniți sclavul telefonului care sună, ci folosiți-l cât mai eficient și practic posibil, aplicând normele etichetei de afaceri.