Verginia Kasheva este consultant de marketing, lector profesionist și fondator al CourseLab, precum și co-fondator al proiectului Training Academy. Are mai mult de 7 ani de experiență în domeniul marketingului și comunicațiilor interne. Ea a participat la creșterea proiectelor de afaceri start-up și a ajutat multe companii să își îmbunătățească rezultatele prin crearea unei organizații mai bune a companiei, construind campanii cuprinzătoare și programe de formare internă pentru dezvoltarea angajaților.

vorbește

Cât de des refuzi să ieși cu prietenii cu explicația: „Nu voi avea timp, sunt copleșit de muncă și voi lucra târziu.”? Și de câte ori te-ai gândit că a rămâne extraordinar în birou vine din faptul că nu îți organizezi bine munca?

În cazul în care ați ajuns deja la astfel de considerații, sfaturile pe care le veți găsi în acest articol sunt doar pentru dvs. În rândurile următoare vom avea încredere în experiența consultantului de marketing Verginia Kasheva, care ne va spune cum putem elimina cel mai ușor dezorganizarea din programul nostru de lucru și să o luăm de la capăt.

Când nu ai suficient timp

„Mulți oameni se plâng că nu își pot gestiona timpul, dar nu înțeleg că este rezultatul acțiunilor lor zilnice. Timpul este o funcție a priorităților, sarcinilor, vitezei, erorilor, comunicării etc. Prin urmare, din tot ceea ce ni se întâmplă în timpul zilei, rezultatul final este „Am timp” sau „Nu am timp”, explică Verginia.

De aici și concepția greșită că orele ocupate sau libere pot fi gestionate. De fapt, ceea ce trebuie să vă concentrați sunt prioritățile, obiectivele, precum și energia și viteza cu care se ocupă sarcinile atribuite în birou.

Erori de planificare a procesului de lucru

"În ceea ce privește planificarea, trebuie să planificați ceea ce doriți să realizați. Mulți oameni doresc să își creeze programul pe baza a ceea ce fac în acest moment, iar acest lucru este absolut greșit", explică Verginia Kasheva.

Ea îi sfătuiește pe toți, indiferent de ceea ce fac și cât de ridicat s-au ridicat în ierarhia profesională, să-și pună următoarea întrebare: „Ce vreau să realizez și ce trebuie să fac pentru ao face?”. „Se poate dovedi adesea că avem doar priorități greșite și facem lucruri complet diferite”, spune Virginia, împărtășind un exemplu similar din experiența sa profesională.

„Am un client care se ocupă cu agricultura ecologică. Odată, ea mi-a spus: „Vreau să vând mai mult și să-mi planific mai bine vânzările”. Apoi am întrebat-o: "Ce faci pentru a vinde?" Și ea mi-a răspuns: „Cum ce - mă consult cu colegii, discut afaceri cu soțul meu, merg la cursuri. ”. Apoi i-am pus următoarea întrebare: „Când mai ai atât de mult timp să vinzi din atâtea alte sarcini?”.

Potrivit Virginia, acest lucru explică principala problemă pentru persoanele care nu reușesc să își planifice în mod corespunzător angajamentele la locul de muncă. Potrivit ei, ei fac lucruri care nu sunt în direcția a ceea ce vor să realizeze.

La ce duce munca neorganizată?

Negativele haosului din birou sunt demotivarea, lipsa de satisfacție și lipsa de stimulente pentru a face față mai bine diferitelor sarcini. Într-o perioadă mai lungă de timp, aceste negative sunt transferate în viața personală.

Dezorganizarea chiar și la unul dintre angajați poate avea un efect negativ asupra întregii echipe. Poate duce la un ton mai redus al tuturor membrilor săi, cum ar fi reducerea vitezei și a energiei cu care sunt îndeplinite atribuțiile oficiale.

„Rolul managerilor este important aici - aceștia trebuie să monitorizeze dacă angajații lor sunt motivați și să își stabilească obiective în fiecare zi. Sunt mici victorii care îi fac să se simtă semnificativi ”, susține Verginia Kasheva.

Cum să începeți curățarea?

„Îi sfătuiesc pe oameni care simt că își pierd în mod constant timpul să se oprească, să le pună o foaie goală de hârtie în fața lor și să-și scrie obiectivele și prioritățile pe ea”, a spus ea.

În acest caz, scopul este ceea ce o persoană dorește să atingă într-o anumită perioadă de timp și trebuie să aibă semne vizibile, o scală pentru măsurarea progresului și un rezultat final clar. La rândul lor, prioritățile arată care dintre toate obiectivele este cel mai important și care trebuie atinse înainte de toate celelalte.

„Autorul și omul de afaceri Stephen Covey spune în cartea sa, Cele șapte obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți, „Fă mai întâi cele mai importante lucruri”. Aceasta înseamnă că nu ar trebui să lăsăm sarcinile dificile pentru final, ci dimpotrivă - să le facem mai întâi. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că cele mai importante lucruri nu sunt întotdeauna cele mai urgente ", spune Verginia Kasheva.

Ce să-i spunem șefului nostru dacă suntem copleșiți de sarcini?

Managerii atribuie adesea sarcini angajaților lor, indicând doar rezultatul final pe care îl așteaptă de la ei, dar nu și modalitatea de a ajunge la acesta.

„Uneori managerul doar„ aruncă ”în spațiu:„ Vreau să faci acest proiect! ”, Dar nu specifică detaliile necesare despre el”, spune Verginia.

Alteori, superiorii nu judecă angajamentul subordonaților lor și îi copleșesc cu prea multe lucruri de făcut.

„Toate aceste probleme au o singură soluție și se numește comunicare”, spune Verginia Kasheva. El a adăugat: „În primul rând, șeful trebuie să explice standardele sale de muncă și ceea ce așteaptă ca rezultat final”.

În cazul în care sunteți suprasolicitat și vi s-a dat un alt proiect, în loc să refuzați să-l acceptați, explicați cu calm: „Vreau să fac asta, dar am nevoie de ajutor pentru ca totul să se poată face în cel mai bun mod posibil în timp.” sau „Vreau să o fac, dar am 4 ore libere și nu sunt sigur că vor fi suficiente”.

„În acest fel îți vei arăta șeful că ești o persoană gânditoare și responsabilă, care știe să facă lucrurile să se întâmple. Niciun lider nu ar obiecta dacă lucrurile i-ar fi prezentate în acest fel ”, spune Virginia.

Instrumentele care vă vor face mai organizat

După ce am explicat deja că lipsa de organizare la locul de muncă trebuie întreruptă definitiv, este timpul să oferim câteva instrumente care să faciliteze programarea.

„Unora le este mai ușor să planifice decât altele. Dacă sunteți de al doilea tip, trebuie să vă plasați într-un mediu care vă cere să fiți mai disciplinat. Aceasta înseamnă să lucrați cu colegi organizați și să folosiți instrumente care vă vor ajuta, de asemenea ”, spune Verginia.

Un astfel de instrument este cartea de lucru/calendarul vechi sau versiunile digitale mai noi, cum ar fi Google Calendar. Important este aici să înregistrați angajamentele într-un singur loc - fie pe hârtie, pe telefon sau în sistemul Google.

Programul în sine ar trebui să fie descris în detaliu în ore și să conțină nu numai sarcinile din birou pentru ziua de lucru, ci și toate celelalte planuri ale zilei - de la dușul de dimineață și cafea până la citirea unei cărți în pat sau vizionarea serialelor preferate inainte de culcare.

„Și nu în ultimul rând - în timp ce ești la serviciu trebuie să elimini tot ceea ce te distrage. Dezactivați notificările Viber, Skype, Messenger și Facebook. Folosiți un singur mod de comunicare. Trebuie să înțelegeți că, atunci când sunteți la serviciu, toate aceste apeluri online sunt un obstacol și sunt complet inutile ", conchide Verginia Kasheva.