stocarea

adv. Цвета Спартанска,
Plamena Yancheva, avocat asociat

Un principiu de bază în prelucrarea datelor cu caracter personal este restricționarea depozitării lor numai atâta timp cât este necesar. Aceasta înseamnă că, odată realizate obiectivele de procesare relevante, dispare necesitatea de a continua stocarea anumitor date și trebuie șterse sau distruse.

Stabilirea perioadelor de păstrare este o provocare pentru orice operator (operator de date) și procesator de date cu caracter personal (operator de date), în măsura în care acestea nu sunt stabilite în legislația din domeniul protecției datelor cu caracter personal, dar sunt disponibile într-o serie de legi și reglementări.

În plus, legislația nu prevede termene explicite pentru stocarea fiecărui document contabil sau document în dosarul de angajare, lăsând decizia administratorilor și procesatorilor. În acest caz, termenele vor fi stabilite în funcție de cantitatea, tipul și sensibilitatea datelor cu caracter personal, riscurile potențiale de prejudiciu, scopurile prelucrării și posibilitatea realizării acestor obiective prin alte mijloace.

Termene de depozitare a documentelor contabile

Termenii pentru stocarea informațiilor contabile pot fi găsiți în prevederile Legii contabilității, TPSC, Legii TVA și a anumitor regulamente. Adesea, acestea nu sunt strict fixate, dar sunt stabilite la un nivel minim recomandat sau în funcție de expirarea termenului de prescripție. În tabelul următor se încearcă obținerea celor mai importanți termeni minimi pentru stocarea documentelor contabile, indicând baza legală relevantă.

Depozitarea documentelor în dosarul de angajare

Conform art. 128b din Codul muncii, fiecare angajator este obligat să țină evidența angajării angajaților săi. Dosarul de angajare conține documente legate de apariția, existența și schimbarea, precum și încetarea angajării.

În practică, o perioadă comună de păstrare de 50 de ani a dosarului de angajare în întregime este adesea înțeleasă greșit, ignorând disponibilitatea documentelor și datelor de natură diferită și a perioadelor de păstrare juridice diferite. Tabelul atașat discută câteva dintre termenele legale sau recomandate pentru stocarea operatorilor individuali de date cu caracter personal.

evidența locurilor de muncă nerecepționate, jurnale și o copie a certificatelor eliberate

50 ani

Artă. 8, alin. 1 din NTCTS

salarizare (pentru salarii), contracte de muncă, ordine de numire, ordine de reatribuire, acorduri suplimentare la contractele de muncă, comenzi pentru concediu neplătit folosit de mai mult de 30 de zile lucrătoare, ordine de încetare a angajării, dosare de muncă și alte documente care stabilesc vechimea și venitul

până la închidere a întreprinderii fără indicarea unui succesor legal, deoarece la închidere sunt predate în respectiva TA a NSSI

Artă. 8, alin. 2 din NTCTS

3 ani, de la 1 ianuarie a anului următor anului în care sunt emise

documente legate de desfășurarea de instruiri și instrucțiuni privind securitatea și sănătatea în muncă

termen minim de 5 ani.

Artă. 9, alin. 2 din Ordonanța RD-07-2/16.12.2009.

documentele necesare încheierii unui contract de muncă

În timp ce relația de muncă există, ca și în cazul probabilității apariției unor conflicte de muncă, documentele respective pot fi păstrate pentru o perioadă care nu depășește termenele de prescripție specificate în Codul muncii pentru depunerea cererilor privind conflictele de muncă.

documentație medicală care atestă un accident de muncă sau o boală profesională

termen minim de la 5 ani. - având în vedere posibilitatea angajării răspunderii patrimoniale a angajatorului pentru o perioadă mai lungă de timp din cauza excesului

Artă. 14, alin. 3 din Ordonanță pentru stabilirea, investigarea, înregistrarea și raportarea accidentelor de muncă

notificări de arestare pentru sechestrarea impusă asupra remunerației unui angajat

până la rambursare a obligației sau până la încetare a raportului de muncă, în cel de-al doilea caz avizul de arestare se păstrează până la trimiterea/solicitarea de către noul angajator sau până la primirea confirmării de la executorul judecătoresc că i s-a comunicat noul loc de muncă al persoanei

prin argumentul art. 512, alin. 3 din Codul de procedură civilă

documente și date expirate

până la înlocuire le cu documente și date actualizate

prin argumentul art. 5, alin. 1, p. „d” din GDPR


Este important să rețineți că termenele limită sunt minime, fiecare întreprindere poate stabili perioade mai mari de păstrare în măsura în care acest lucru este necesar în scopuri specifice, inclusiv în legătură cu:

- exercitarea și apărarea revendicărilor legale;
- colectarea forțată a creanțelor;
- instanțe pendinte, proceduri preliminare și arbitraj;
- dovedirea îndeplinirii obligațiilor legale;
- audituri;
- raportare internă și statistici.

După expirarea perioadei, operatorii de informații pot să fie distrus (dacă este pe hârtie) sau șters (în prezența suporturilor electronice sau tehnice) conform procedurilor interne adoptate.

Excepție sunt documentele care pot fi transferate către Fondul Național de Arhivă sau NSSI. Anumite date pot fi stocate pe perioade mai lungi, dar numai dacă sunt prelucrate în scopuri de arhivare în interes public, pentru cercetări științifice sau istorice sau în scopuri statistice.

Menținerea responsabilității datelor din dosarele de muncă și a documentației contabile, care sunt supuse arhivării sau ștergerii/distrugerii, necesită o organizare precisă și permanentă a acestor procese. Adoptarea și respectarea regulilor interne pentru arhivare și distrugere, pregătirea și stocarea protocoalelor de raportare a acestor acțiuni și atribuirea responsabilităților specifice angajaților sunt acțiuni necesare și utile care ar facilita foarte mult munca oricărui operator și procesator.

Autori:

adv. Tsveta Spartanska, avocat la cabinetul de avocatură Georgieva și Jutev, [email protected]
Plamena Yancheva, Law Fellow la Georgieva & Jutev Law Firm, [email protected]


Notă importantă!
Această declarație nu constituie o opinie legală, o recomandare pentru acțiune sau inacțiune. Acesta reflectă doar părerea autorilor.
Căutați întotdeauna asistență juridică și asistență pentru probleme specifice ale afacerii dvs.