Amenințări contemporane la adresa documentelor de arhivă (1)

documentelor arhivă

Biblioteca electronică de studii arhivistice și documentare

Secțiunea: „Articole”

Supervizor științific al Bibliotecii electronice: Conf. Dr. A. Neykova

Autor: SA Egorov

Proiecta: David Ninov

Sofia, 2011

Aceste situații au fost studiate în mod cuprinzător în Rozarhivă și au atras atenția publicului. Problemele de securitate, achiziționare și utilizare a Fondului de arhivă al Federației Ruse și problemele de conservare a memoriei culturale și istorice a națiunii în arhivele Rusiei în acești ani au devenit subiectul unei analize atente. Comisia interdepartamentală pentru securitatea informațiilor a Consiliului de securitate al Federației Ruse (1998) (6) în audierile parlamentare și publice ulterioare (7) a recunoscut că slăbirea influenței și controlului statului în formarea, stocarea și utilizarea informațiilor retrospective în domeniul administrației publice și dezvoltarea științei și culturii crește riscul de pericole asociate atât cu pierderea fizică, cât și cu utilizarea neautorizată a documentelor de arhivă și a informațiilor documentare și nu este în interesul statului și încalcă drepturile omului. Problema legată de protecția documentelor din arhive rămâne extrem de relevantă.

Conform Regulilor de organizare a depozitării, raportării înregistrării și utilizării documentelor din Arhivele Federației Ruse și a altor documente de arhivă din arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, în organizațiile Academiei Ruse de Științe (M., 2007), asigurarea protecției este „un set de măsuri pentru crearea unor condiții determinate normativ, respectarea regimului normativ și organizarea respectivă pentru protecția documentelor de arhivă, prevenirea furtului și pierderii documentelor de arhivă și asigurarea întreținerii acestora în condiție fizică normală "(8). Acest complex include reguli și recomandări în domeniul construcției clădirilor arhivistice, echipamentelor acestora, amplasarea fondurilor, topografie, respectarea condițiilor de reglementare pentru depozitare, furnizarea și verificarea disponibilității unităților arhivistice și a documentelor în diferite etape ale mișcării lor și multe altele . Cu toate acestea, implementarea practică a acestor sarcini pentru multe instituții de arhivă nu acoperă întregul complex de factori de risc interdependenți și interdependenți, a căror acțiune poate duce și duce adesea la deteriorarea, pierderea sau distrugerea documentelor de arhivă (9).

În acest articol vom încerca să atragem atenția asupra acelei părți a problemei asigurării protecției documentelor, care necesită studii suplimentare, și anume - amenințările la adresa documentelor de arhivă ca factori de risc. Fără a pretinde exhaustivitatea sferei problemei, ne vom limita la o prezentare generală a principalelor amenințări la adresa arhivelor - obiecte de protecție a documentelor de arhivă, precum și la caracteristicile unor mijloace și metode de prevenire a acestora.

Termenii și conceptele utilizate în articol corespund celor adoptate în sistemul instituțiilor de către Ministerul Culturii din Rusia (10). Amenințarea este o caracteristică probabilistică care determină setul de factori de pericol la care poate fi expusă de fapt orice instituție culturală (arhivă), factorul de pericol este o acțiune sau fenomen care poate duce la deteriorarea sau distrugerea valorilor materiale și culturale (în caz - de documente de arhivă), care pot pune în pericol sănătatea umană sau viața. Furtul este confiscarea gratuită ilegală a bunurilor unei instituții culturale (arhivă) sau a bunurilor culturale, săvârșite în beneficiul făptuitorului sau al altor persoane. Securitatea site-ului este un indicator calitativ care caracterizează nivelul de siguranță al acestuia. Riscul este o condiție a sistemului de securitate al site-ului (arhivă), care, în conformitate cu condițiile de funcționare a acestuia, nu poate împiedica în mod obiectiv apariția factorului de pericol. Securitatea fondurilor este starea de protecție a fondurilor de arhivă de impactul diferiților factori de pericol care apar în condiții nefavorabile de depozitare.

Arhivele sunt amenințate de pericole externe și interne: dezastre naturale; acte teroriste, încălcarea condițiilor și regulilor de depozitare, înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă, furt de către asociați sau persoane din afară. Fiecare dintre acești factori de pericol necesită mijloace metodologice, organizatorice și tehnice individuale (specifice) și metode de protecție care pot împiedica acțiunea lor.

Amenințarea unui act terorist ca acțiune menită să oblige administrația instituției culturale (arhivă) să îndeplinească cerințele specifice ale teroriștilor sau să atragă atenția publicului și a mass-mediei asupra anumitor probleme personale sau publice, pune arhivele de la sfârșitul anilor 1990 în nevoie de securitate antiteroristă. Prin urmare, în conformitate cu Decretul Consiliului de Miniștri № 1040 din 15 septembrie 1992 al Federației Ruse pentru Măsuri Antiteroriste, în coordonare cu CSI din Rusia, a fost adoptat un Plan de măsuri urgente pentru întărirea securității instituțiilor federale de arhivă. prin Ordinul № 43 din 20 septembrie 1999 la Rosarchive. O scrisoare de instrucțiune № 5/818 - К din 22 septembrie 1999 a fost trimisă de urgență șefilor organismelor autorizate în domeniul arhivelor Federației Ruse privind măsurile necesare pentru protecția antiteroristă a siturilor. Prin Ordinul nr. 24 din 28 martie 2001 al Rosarchiv, Ministerul Afacerilor Interne din Rusia, de acord cu MRF, a aprobat Instrucțiunea Model privind procedura de funcționare a arhivelor de stat în situații de urgență (15).

Pericolul furtului de documente a crescut în ultimele decenii, inclusiv în scopul exportării acestora, din cauza prețului ridicat al articolelor rare de arhivă valoroase de pe piața antichităților. Subiectul furturilor sunt atât întregi unități arhivistice (fișiere, albume, cărți etc.), cât și documente individuale, timbre, timbre, autografe etc. Într-adevăr, au existat furturi în arhivele țării înainte (20). Din păcate, sistemul actual de reglementare a problemelor de pierderi și furturi (21), ca și până acum, nu oferă o protecție cuprinzătoare a documentelor de arhivă din cauza aplicării inadecvate a practicii penale în cazul furtului de documente și a altor încălcări care au dus la pierderea de documente.).

Măsurile tehnice de protecție a documentelor împotriva furtului în zonele cu risc crescut sunt incluse într-un sistem unificat de securitate a spațiului extern și intern al arhivei, luând în considerare caracteristicile sale arhitecturale și de planificare. Aceste fonduri pot fi împărțite condiționat în trei grupe.

Al treilea grup de remedii ajută infractorul să fie detectat în furtul de documente. Include marcaje, urme de vopsea chimică care rămân pe mâinile și hainele făptuitorului, care pot servi drept temei pentru reținerea acestuia și dovadă a vinovăției în instanță (acest marcaj este destinat identificării persoanelor care au comis fapte ilegale - furt, neautorizat intrarea într-o cameră). În mai multe locații interioare, se utilizează capcane chimice, care emit componente colorante cu ajutorul unei încărcări pirotehnice declanșate de un mecanism de declanșare. Unele capcane sunt echipate suplimentar cu sirene și cartușe de fum, ceea ce mărește eficacitatea efectului de descurajare asupra intrusului. Utilizarea acestor instrumente specifice în arhive este destul de problematică și necesită cercetări suplimentare. În multe cazuri, un mijloc adecvat de control al accesului este instalarea turnichetelor cu ghișee la intrarea/ieșirea din zonele de securitate și emiterea de carduri speciale pentru angajați. Introducerea mijloacelor organizaționale de protecție este o condiție obligatorie și una dintre cele mai eficiente modalități de a crea numeroase obstacole care împiedică furtul atât din exterior, cât și din personalul de arhivă.

Factorul de pericol din sistem pentru asigurarea protecției documentelor se manifestă și la nivelul personalului. De la începutul anilor 1960, selecția angajaților pentru depozitarea, emiterea și relocarea documentelor de arhivă, datorită salariului lor scăzut, a fost efectuată fără control strict. Ca urmare, activitățile auxiliare au fost întreprinse de cei care au intrat cu intenția de a fura documente valoroase.

În anii 1990, activitatea privind protecția documentelor a fost agravată de acceptarea forțată a unor serii imense de documente neprocesate ale ministerelor și departamentelor lichidate. Volumul de muncă în arhive crește de zece ori cu același număr și uneori mai mic de personal. Situația este complicată de liberalizarea accesului la documente și de dezvoltarea contactelor internaționale. Proiectele expoziționale, pregătirea colecțiilor documentare, alte forme de utilizare a informațiilor de arhivă în detrimentul fondurilor extrabugetare se desfășoară în multe cazuri cu participarea angajaților din departamente pentru asigurarea protecției documentelor de arhivă, deturnându-le de la implementarea integrală a procedurilor de înregistrare de reglementare.controlul asupra protecției documentelor. Acest lucru afectează în special check-in-ul și check-in-ul unităților de arhivă, ceea ce crește riscul de pierdere. Rezultate bune sunt date de inspecția selectivă a unităților de arhivare și inspecția de foi a fondurilor utilizate intens, controlul respectării termenilor de returnare a documentelor la depozite, verificarea completării corecte de către cercetătorii din folosiți foi și alte documente de raportare.

Analiza potențialelor amenințări indicate ca ansamblu de factori de pericol și gradul de risc de pierderi și distrugere a documentelor de arhivă la toate etapele de depozitare și mișcare este unul dintre elementele principale ale organizării unui sistem sigur de protecție a documentelor de arhivă. Este important să se țină seama de factorii de risc în întregime: timpul și locul manifestării potențiale a amenințării, zona de acțiune posibilă, cantitatea de posibile pierderi (arhive, fonduri, unități arhivistice, documente), distanța față de neutralizare mijloace, resurse umane și altele. Astfel, pericolele la scara lor sunt cele mai mari în arhive, deoarece pot duce la pierderea completă a documentelor de arhivă situate acolo. În siturile de microfilmare și restaurare, în sălile de expoziții, în coridoarele pentru transport, există de obicei volume mici de unități de arhivă amenințate, dar acestea sunt, de regulă, documente unice, în special valoroase. Rezultatele analizei permit planificarea și luarea deciziilor pentru crearea unui sistem de securitate cuprinzător în arhivă ca un sistem cuprinzător de măsuri organizatorice și tehnice care vizează prevenirea, detectarea și eliminarea în timp util a amenințărilor și pericolelor asupra site-ului.

Natura complexă a problemei determină cerințele ridicate pentru pregătirea profesională în domeniul securității stocării documentelor. În acest sens, Colecția de materiale metodologice pentru clasele din sistemul de formare avansată a angajaților din instituțiile arhivistice (23), pregătită pe baza regulilor actuale de arhivare, este de un ajutor esențial.

Întărirea securității documentelor de arhivă necesită nu numai o atenție specială și eforturi din partea oficialilor, ci și cercetări suplimentare pentru a depăși pericolele documentelor de arhivă în condiții moderne, efectuând lucrări experimentale cu o gamă largă, studiul experienței noastre și străine ( 24).

Note

1. Egorov, SA Amenințări moderne asupra documentelor de arhivă, Arhive interne, 2009, № 6, p.19–28. Tradus din limba rusă de B. Dzipalska.

2. Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă ale Federației Ruse” din 22 octombrie 2004, № 125 - NV, Sobr. Legislația Federației Ruse, 2004, № 43, articolul 4169 (a se vedea paragraful 8, articolul 3).

3. Kozlov, VP Dumnezeu a păstrat arhivele Rusiei. Chelyabinsk, 2009, pp. 93-95.

4. Pikhoya, RG Despre rezultatele muncii instituțiilor Serviciului de Arhivare de Stat din Rusia în 1993 și sarcinile pentru 1994, Arhivele interne, 1994, № 3, pp. 17-18; Balakaeva, IA Force Majeure in RGADA Repository, ibid., 2008, № 1, pp. 128–129 etc.

5. Kozlov, VP, cit. cit., pp. 93-94; Al XIII-lea Congres Internațional de Arhive: Rezumate Rosarhive, Arhive Domestice, 1996, № 6, pp. 103–109.

6. Problema stocării resurselor informaționale din Fondul de arhivă al Rusiei a fost discutată la Comisia Interdepartamentală pentru Securitatea Informației la Consiliul de Securitate al Federației Ruse, Otechestvennye arhiv, 1998, № 6, pp. 3-5.

7. Audieri parlamentare cu privire la problemele de securitate, achiziție și utilizare a Fondului de arhivă al Federației Ruse, Arhivele interne, 1999, № 2, pp. 3-8; № 31 pp. 4-8; Guvernul discută despre conservarea și utilizarea arhivelor, ibid., 2000, № 1, pp. 3–7; Doctrina securității informațiilor și arhivelor, Ibid., 2001, № 3, pp. 3–6; „Conservarea memoriei culturale și istorice a națiunii. Bibliotecile și arhivele Rusiei ". Audieri parlamentare, Ibid., 2003, № 6, pp. 3-8; Audieri publice „Probleme moderne de conservare, achiziție și utilizare a fondului de arhivă al Federației Ruse”, Ibid., 2006, № 6, pp. 3–16; Kozlov VP Probleme moderne ale stării de conservare, achiziție și utilizare a fondului de arhivă al Federației Ruse: Raport. Camera publică. 2 octombrie 2006 Moscova: http://www.rusarchives.ru

8. Reguli pentru organizarea stocării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizarea Academiei de Științe din Rusia. M., 2007, pp. 21; Conceptul de „siguranță” în ceea ce privește asigurarea protecției documentelor de arhivă este absent în reguli, nu este în dicționarele de terminologie arhivistică modernă. Problema în toată complexitatea și versatilitatea sa în ansamblu nu a fost studiată și nici nu a fost identificată ca un domeniu independent al reglementării de stat.

9. Cf. Kozlov, VP Despre cauzele furtului de documente în arhivele federale, Arhivele interne, 2006, № 5, pp. 82–85; Popova E. H. Despre unele probleme de protecție împotriva furtului de documente de arhivă, Secretariat, 2006, № 8, pp. 28–37; pak tam, Asigurarea siguranței documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a entităților constitutive ale Federației Ruse, Securitatea arhivelor și fondurilor de arhivă: Dokl. și mesaje. pe Vseros. științifico-practic conf. M., 2006, pp. 37-40; Pak acolo, starea actuală și problemele care asigură siguranța documentelor în arhivele de stat și municipale: http://www.rusarchives.ru; Privalov V., F. Asigurarea siguranței documentelor de arhivă pe suport de hârtie: Metodă, manual, Rosarchiv, VNIIDAD, M. 2002; Rukin MV Siguranța la foc a arhivelor ca obiecte de importanță deosebită, http://www.rusarchives.ru/clauses

10. Dicționar terminologic - carte de referință privind siguranța valorilor culturale, Centrul pentru siguranța valorilor culturale a GosNIIR al Ministerului Culturii din Rusia, M., 2000.

11. Zudin, NA Siguranța la incendiu a arhivelor federale din Moscova, Arhivele interne, 2001, № 2, pp. 79–81; Pak To, Arhive federale - Siguranță la incendiu, Pak Tam, 2006, № 3, pp. 57–59.

12. Decizia nr. 2 din 26 martie 2007 a Ministerului Culturii din Rusia, http://www.rusarchives.ru

13. Aprobat prin Ordinul nr. 323 din 20 iunie 2003 al Ministerului Situațiilor de Urgență, înregistrat sub nr. 4837 de Ministerul Justiției din Rusia la 27 iunie 2003.

14. Dushkina, LI Mijloace tehnice moderne de protecție împotriva incendiilor a arhivelor, Materiale Vseros. întâlnire. custodi principali ai arhivelor statului. N. Novgorod, 2002, pp. 68–77.

15. Cf. SIF OCNTI VNIIDAD privind documentația și afacerile arhivistice, № 10589.

16. Privalov, VF Asigurarea conservării patrimoniului documentar în realitatea modernă, Vestnik arhivista, 1999, № 1, pp. 13-17.

17. Asigurarea păstrării patrimoniului documentar în condiții moderne, Arhivele interne, 1999, № 2, pp. 12-17.

18. Reguli pentru organizarea stocării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă. pp. 9-11.

19. Furturile intenționate au fost înregistrate pentru prima dată în anii 1970 în Arhiva Centrală de Stat pentru Fapte Antice și Arhiva Centrală de Stat pentru Înregistrări Sonore din URSS.

20. Volkova, NB Etica profesională în înțelegerea arhiviștilor RGALI, Arhivele interne, 1995, № 5, pp. 89-91; Tsaplin, VV Cu privire la căutarea documentelor furate în timpul războiului din arhivele URSS, Ibid., 1997, № 5, pp. 15; Bondareva, furturile TI din arhive, pot fi prevenite? (La ședința consiliului de administrație al Rosarhivei din 23 martie 2000), ibid., 2000, № 3, pp. 108–109; Directorul arhivei, NB Volkov, vorbește și despre consecințele furtului în RGALI, Ibid., 2001, № 2, pp. 78–79; Goryaeva, TM Cum se păstrează documentele în RGALI, pak tam, 2008, № 3, pp. 35–38; Kuzelenkov, VN Pentru furt de documente - 3 ani, din nou acolo, № 5, pp. 138–139; si altii.

21. Codul penal al Federației Ruse din 13 iunie 1995, № 63 - FZ, Sobr. Legislația Federației Ruse, 1996, № 25, pp. 29–54; Legea federală „Cu privire la afaceri de arhivă în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004 № 125 - FZ; Legea federală „privind informațiile, tehnologiile informaționale și protecția informației” din 27 iulie 2006 № 152 - FZ; Legea federală „privind datele cu caracter personal” din 27 iulie 2006 № 152-FZ; Reguli pentru organizarea stocării, achiziției, contabilității și utilizării Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă.; Instrucțiuni exemplare privind procedura de funcționare a arhivelor statului în situații de urgență (aprobată prin Ordinul Rosarhivei din 28 martie 2001); Reguli de lucru ale utilizatorilor în sălile de lectură ale arhivelor de stat ale Federației Ruse (aprobate prin Ordinul Rosarhiv din 6 iulie 1998 № 51, înregistrat de Ministerul Rusiei la 16 decembrie 1998 № 1660).

22. Arhive în noul Cod penal, Arhive interne, 1996, № 6, pp. 3–6; Furturi în arhive, fapte, comentarii, opinii, ibid., 2005, № 5, pp. 52–59; Filippov, SF Protecția obiectelor culturale prin forțe și mijloace de protecție nedepartamentală și FSUE „Protecție” a Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei, pak tam, 2006, № 3, pp. 53–57; si altii.

23. Asigurarea siguranței documentelor de arhivă în întrebările și răspunsurile pentru clase în sistemul de pregătire avansată a angajaților instituțiilor de arhivă, Sb. metodă, materiale, Rosarchiv, M., 2007, pp. 35.

24. Buchanan, SA Măsuri de planificare pentru a asigura pregătirea pentru dezastre și dezastre naturale și pentru a elimina consecințele acestora în muzee, biblioteci și arhive, Nr. RAMP, M., 1997.