călătorie

PAȘI DE BAZĂ ÎN ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT DE SUCCES:

PASUL 3:
ASAMBLAȚI O ECHIPĂ FORTĂ ȘI CREATIVĂ

Repere: în această secțiune vom analiza principalele activități care însoțesc organizarea unui eveniment. În același timp, vom aduce în prim plan condiția importantă de a construi și coordona o echipă creativă și eficientă.

Recomandare de planificare a timpului: cu șase luni înainte de organizarea evenimentului.

În calitate de coordonator de evenimente, veți lua decizii majore, dar veți avea nevoie și de sprijin. Prin urmare, una dintre opțiuni este de a alege persoanele potrivite pentru fiecare loc de muncă al echipei dvs. și de a convoca un atelier pentru organizarea evenimentului. A avea mai mult de o persoană care să țină evidența a ceea ce se întâmplă și să aibă o idee suficient de bună despre eveniment va accelera și va îmbunătăți fluxul de lucru general.

O altă opțiune, desigur, este să ai încredere deplină într-o agenție de evenimente, în ale cărei mâini profesionale vei primi răspunsuri la multe întrebări, vei învăța sfaturi și practici bune, vei descoperi multe idei noi și oportunități pe care nici măcar nu le bănuiai înainte.

CINE ESTE CINE? Roluri și îndatoriri ale echipei

  1. Echipa de administratori: buget, pregătirea unei baze de date cu invitați și vizitatori, persoana principală de contact, vânzarea biletelor (în funcție de eveniment), crearea înregistrării online sau înregistrarea pentru participarea la eveniment;
  2. Echipa de marketing și comunicații: parteneriate media, materiale promoționale, social media, site web
  3. Evenimentul echipei: orice caz legat de organizarea unui eveniment - cu locul de desfășurare, hoteluri, petreceri, catering, echipamente de conferințe necesare, servicii de transport, decorațiuni etc.
  4. Echipa de sponsorizare: găsirea de sponsori pentru eveniment (dacă este necesar) și contracte
  5. Voluntari: înregistrări, pregătiri la fața locului


CAUTĂ AJUTOR
Nu vă faceți griji dacă există situații administrative sau manageriale pe care nu știți exact cum să le rezolvați. Este posibil să aveți calități și abilități umane excelente, dar puteți întâmpina dificultăți, de exemplu atunci când vine vorba de crearea și menținerea unui buget. Solicitați sfaturi profesionale de la o agenție de evenimente și/sau utilizați ajutoarele disponibile.

  • Nu te purta ca un omniscient sau un manager! Faceți parte din echipă (indiferent dacă echipa este formată în totalitate din oameni din compania dvs. sau profesioniști care organizează evenimente). Dacă trebuie să vorbiți pe fond, va trebui să coordonați cerințele participanților și să conduceți întâlnirile și operațiunile. Secretul din spatele unei echipe bine performante și motivate constă în a putea face pe toată lumea să se simtă confortabil și plăcut în rolul său.
  • Găsiți persoane cu abilități și cunoștințe specifice: publicitate, social media, administrare, bugetare
  • Asigurați-vă că toată lumea este implicată activ.
  • Alegeți un motto pentru a vă motiva mai mult echipa. „Munca în echipă face minuni” sună bine, nu crezi?
  • Schimbă contacte cu persoane. Dacă intenționați să organizați o conferință anuală, vă recomandăm să contactați membri valoroși ai echipei și pentru anul următor.
  • Învață să spui „mulțumesc” mai des și Răsplată echipa ta pentru ceea ce a fost realizat. Același lucru este valabil dacă ați avut încredere într-o agenție de evenimente.

PASUL 4:
REALIZAȚI UN PLAN COMPLET

Repere: continuăm cu conceptul general și planul evenimentului, care trebuie să fie gata cu cel puțin șase luni înainte de eveniment.

Notă: liniile directoare descrise mai jos s-au aplicat oricărui tip de eveniment pe care intenționați să îl organizați. Cu toate acestea, o notă importantă este bine de făcut aici - dacă evenimentul este pe scară largă și are mai mult de 200 de participanți, ar trebui să înceapă cu etapele timpurii de planificare și pregătire chiar mai devreme, cu cel puțin 8 luni, chiar și cu un an în avans.

Recomandări de planificare a timpului: începeți să planificați cu șase luni înainte de data evenimentului.

PUNCTE IMPORTANTE CARE TREBUIE LUAȚI ÎN CONT:

ALEGEREA NUMEI ȘI TEMA EVENIMENTULUI:
Alegerea unei teme pentru eveniment este fundamentală în primele etape de pregătire datorită faptului că va trebui să creați un logo și alte materiale tematice însoțitoare cu aproximativ 4 luni înainte de începerea evenimentului. Evenimentul dvs. are nevoie și de un nume.
Din punct de vedere al marketingului, atât tema, cât și numele evenimentului dvs. ar trebui să se potrivească și să fie în ton cu industria și domeniul pe care îl vizează și, prin urmare, să invite pe toată lumea să vorbească despre asta. Ele pot fi în plină desfășurare, în scopul provocării și al interesului mai mare, ceea ce nu este în toate cazurile adecvat și de succes.

OPORTUNITĂȚI DE MARCARE:
Gândiți-vă la oportunitățile de branding. Dacă bugetul permite, este bine să angajezi un designer pentru a crea un brand pentru eveniment. De foarte multe ori acest serviciu este oferit de agenții pentru organizarea unui eveniment.
Alegeți un nume ușor de reținut și un logo reprezentativ legat de tema conferinței, care siglă să fie prezentă pe broșuri, program și acoperirea pe rețelele sociale și spațiul de internet.
Evaluează dacă există oportunități de branding la locul unde va avea loc evenimentul. S-ar putea să puteți folosi o scenă de marcă, un panou publicitar sau alt tip de semn distinctiv pe site, iar dacă evenimentul este în aer liber - un cort mare pentru conferințe.

PREGĂTIȚI ȘI DETERMINAȚI BUGETUL
Una dintre principalele responsabilități ale unui organizator de evenimente bine pregătit este pregătirea unui buget pentru eveniment. Nu există nicio modalitate de a vă pune planul în funcțiune fără să știți exact cât și care sunt costurile. Este crucial să stabiliți limite bugetare și să vă asigurați că toată lumea le respectă.

Lucruri importante de inclus în planul dvs. bugetar: închiriere locație, cazare la hotel, costuri de marketing, cheltuieli pentru echipa dvs. sau taxă pentru agenția care organizează evenimentul, taxe pentru difuzoare (difuzoare), costuri pentru decor, catering și altele.

CUM SE PREGĂTEȘTE UN BUGET PENTRU O CONFERINȚĂ PLANIFICATĂ CU SUCCES:

  • Setați o limită superioară pentru suma pe care o puteți cheltui organizând și desfășurând evenimentul. Acesta ar trebui să fie bugetul general pe care îl aveți.
  • Decideți exact cum veți construi și pregăti planul bugetar. Există utilități online pe care le puteți utiliza, dar, desigur, puteți respecta și metoda tradițională a foilor de calcul. Cel mai bun dintre toate, alegeți agenția dvs. de evenimente și solicitați o estimare exactă a tuturor costurilor și prețurilor pentru toate serviciile pentru organizarea evenimentului.
  • Introduceți categorii precum costuri de închiriere la fața locului, costuri de divertisment, alte chirii, marketing (site-ul evenimentului, materiale promoționale), activități de dizolvare (sport, SPA), premii, tipar (invitații, ecusoane cu numele oaspeților, programe).
  • În cele din urmă, introduceți valorile bugetului pentru articolele individuale pentru fiecare categorie. De exemplu, în categoria Catering ar trebui să includeți alimente, băuturi, ustensile, precum și o taxă de servicii de la personalul de catering.

Sfaturi profesionale: veți vedea că este posibil ca suma bugetată să nu se potrivească cu costurile reale. Încercați să negociați plăți și să anticipați unele diferențe cu bugetul dvs. planificat în prealabil.

Aruncați o privire la ofertele noastre de petreceri ale celorlalte companii.

Faceți un plan complet și respectați-l.
Planul va forma și influența fiecare dintre deciziile dvs. Știind ce trebuie să transmiteți ca linii directoare, precum și persoanele potrivite care vă pot ajuta înainte de a începe, vă va scuti de stresul progresului în organizarea și desfășurarea evenimentului.