Invitația de a vizita o delegație străină este coordonată cu unitatea de protocol a instituției care invită cu asistența administrației externe bulgare din țara respectivă. Este obligatoriu să se respecte corespondența strictă a rangurilor în invitație, adică un ministru invită doar un ministru, un viceministru doar un viceministru etc. Nu este admisibil ca un funcționar să invite un altul cu un rang inferior celui al său. Invitația este scrisă ca o scrisoare la persoana întâi și semnată de invitat. Data vizitei nu este specificată, dar este indicată perioada pentru care este invitată - la începutul anului sau toamna. Se poate adăuga că data exactă a vizitei va fi convenită în continuare prin canale diplomatice. O invitație la o vizită oficială a fost acceptată nu mai târziu de trei luni de la data preconizată. Specificarea datei și programul vizitei se face numai după ce partea invitată a dat un răspuns pozitiv la invitație.

cele două

Informații necesare despre serviciul de protocol de la partea invitată

Partea care invită pregătește programul vizitei și îl coordonează cu administrația părții care vizitează, după ce a furnizat informații cu privire la:

□ data, ora și numărul zborului de sosire;

□ data, ora și numărul zborului de plecare;

□ alcătuirea delegației după nume și funcții ale membrilor acesteia, organizată în funcție de rang;

□ cerințe dietetice și medicale speciale și grupa sanguină a șefului delegației;

□ dacă delegația are securitate, trebuie să se dea următoarele: numele ofițerilor; numărul pașaportului acestora; datele lor de naștere; Grupa de sange; marca, numărul de serie, calibrul armei și numărul muniției.

Principalele elemente ale programului pentru vizită sunt legate de:

□ întâlnire la aeroport;

□ cazare într-o reședință sau hotel;

□ desfășurarea de discuții bilaterale între cele două delegații în clădirea administrativă a gazdei;

□ semnarea documentelor bilaterale, dacă este prevăzută;

□ susținerea unei conferințe de presă comune sau declarații de presă;

□ oferirea unui prânz sau cină oficială în onoarea oaspetelui și a delegației acestuia;

□ coordonarea prealabilă a schimbului de cadouri;

□ organizarea de întâlniri cu alți oficiali bulgari sau cercuri de afaceri;

□ organizarea unei vizite la repere culturale și istorice la cererea oaspetelui, precum și o scurtă vizită din nou la țară la cererea expresă a oaspetelui.

Anexa - 1: Schema recepției în timpul vizitei oficiale a primului ministru al Republicii Bulgaria în Republica Cehă la Praga, 10-11 decembrie 2000.

Conținutul serviciului de protocol al unei vizite

Prezentarea protocolară a vizitei include organizarea recepției, planificarea discuțiilor bilaterale și semnarea documentelor bilaterale, pregătirea prânzurilor sau cine oficiale și schimbul de cadouri. Delegația va fi întâlnită la aeroport de către directorul unității de protocol și de către unul sau doi membri ai personalului din administrația gazdă. La întâmpinarea membrilor delegației, programul vizitei, scris în limba lor, precum și invitațiile pentru prânz, cină sau recepție sunt distribuite. În cazul în care delegația ajunge cu mașina, poliția de frontieră a punctului de control de frontieră respectiv este notificată și o mașină pilot este furnizată de DNSP-KAT de la frontieră până la locul de cazare. Dacă este necesar, se asigură securitate pentru unele delegații de la frontieră.

Întâlnirea dintre cele două delegații are loc în clădirea administrativă a gazdei, deoarece acesta își întâmpină oaspetele la intrarea oficială sau în fața sălii oficiale, însoțit de delegație pentru discuții din partea bulgară. Gazda prezintă oaspeților asociații săi în ordinea vechimii lor, după care oaspetele își prezintă și delegația.

Semnele cu numele participanților sunt așezate pe masă pentru conversații, iar numele oaspeților sunt de cele mai multe ori scrise în limba lor. Șeful delegației vizitate stă la mijloc, în dreapta sa - ambasadorul țării în Bulgaria sau cel mai vechi dintre invitați, iar în stânga - traducătorul sau următorul în vechime. Gazda și delegația bulgară ocupă locuri opuse. Steagurile naționale și florile de masă sunt așezate pe masă. Steagul oaspetelui este plasat în dreapta celui bulgar (când se uită la steaguri, este în stânga celui bulgar). La semnarea documentelor bilaterale, oaspetele se află în dreapta gazdei. În primul rând, este semnat setul de documente, care rămâne la fiecare parte. A doua semnătură este plasată atunci când asistenții schimbă cele două foldere în spatele scaunelor semnatarilor. Apoi semnatarii se ridică, își schimbă dosarele și se salută. Se primesc scurte aplauze de la cei prezenți. În cele din urmă, se servește un pahar de șampanie.

Pentru prânzuri și cine formale într-un loc proeminent în fața sălii este așezat un plan al mesei cu numele oaspeților și locația lor pe masă. Tabletele cu numele oaspeților invitați și foile de meniu sunt, de asemenea, așezate pe masă, iar pentru oaspeți sunt scrise în limba lor. La stabilirea locurilor la masă, cele două delegații sunt mixte, cu ordinea de prioritate pe ambele părți. În funcție de tipul de vizită și de forma mesei, cei prezenți stau la mese aranjate în diferite scheme. La masa dreptunghiulară, oaspetele și gazda stau unul față de celălalt, în dreapta lor, cei doi membri ai celor două delegații sunt așezați alternativ, în stânga, al treilea etc. Într-o masă în formă de U, oaspetele și gazda stau unul lângă celălalt în centru, oaspetele din dreapta, iar ceilalți în vechime își ocupă locurile la capătul mesei, alternând unul din unul, unul din altă delegație. În acest aranjament, este obligatoriu să lăsați latul mesei opus oaspetelui și gazdei necompletate. La o masă rotundă, oaspetele și gazda stau unul lângă celălalt, iar ceilalți își ocupă locurile în vechime, alternând din nou - unul de la unul, unul de la cealaltă delegație.

Schimbul de cadouri este întotdeauna agreat în prealabil și specifică modul în care se va face acest lucru - printr-un schimb direct între oaspete și gazdă, după discuții oficiale, după prânz sau cină, sau prin protocol, adică informal, între reprezentanții protocolului de ambele părți.