ghid

Carte electronică gratuită „Cum să începeți o afacere în Bulgaria pentru mai puțin de 5.000 BGN”

Cum să stabilim corect prețurile produselor noastre [Ghid complet complet]

Sunteți sigur că participați la multe evenimente, dar câte dintre ele puteți spune că sunt perfect planificate și executate? Câți dintre ei experiența a fost supremă și a avut un efect WOW?

Dacă tu sau echipa ta organizezi orice fel de evenimente, acest ghid al lui Boris Bachev este pentru tine și afacerea ta. Luați doar 15 minute pentru a afla cum să organizați evenimentul perfect pe care oamenii îl vor aminti.

În ultimii 3 ani am avut ocazia să organizez și să coordonez zeci de evenimente, atât mici cursuri de tip „boutique” pentru 5-10 persoane, cât și mari forumuri internaționale de afaceri pentru câteva sute de persoane.

Între timp, am avut onoarea să organizez participarea bulgară la mai multe expoziții internaționale în domeniul aviației ușoare, industria mobilei și alte sectoare ale economiei orientate spre export.

În cele din urmă, s-a întâmplat că anul trecut, echipa Studio Grace & Boo (o companie în care sunt partener), am organizat concertul formației bulgare „Drums and Guides” și aproape 3.000 de oameni au zguduit grădina Boris.!

A fost cu adevărat spectaculos!

Mulți oameni susțin că nu a fost organizat niciodată un astfel de concert, doar cu muzică populară în aer liber în Sofia, pentru a aduna atât de mulți oameni care au plătit pentru a fi acolo.

Peste 60 de media online ne-au acoperit și am intrat în știrile de seară ale BNT2 și BTV.

Nova TV a încercat să ne transmită în direct la știri în timpul campaniei de publicitate live, dar relația lor s-a destrămat. Am fost invitați la interviuri în Folclor TV, BTV în „Înainte de prânz” și BNT în „Ziua începe cu cultura”, precum și pentru radiourile „Z-Rock”, „Orizont” și „Hristo Botev”.

Și toate acestea cu un buget publicitar aproape zero.

În plus, am realizat videoclipuri promoționale brutale care au fost difuzate pe toate stațiile de metrou timp de o săptămână, datorită parteneriatelor media bune pe care le-am creat.

Așa că am decis să împărtășesc experiența mea despre cum să organizez evenimentul perfect și să atrag atenția publicului, bineînțeles refractat prin viziunea mea asupra lucrurilor.

În primul rând, trebuie să te gândești la ceea ce organizezi de fapt?

Instruire? Seminar? Lectura? Eveniment de rețea? Atelier? Forum? Expunere? Concert?

La prima vedere, este logic să spunem că fiecare dintre evenimente ar trebui abordat diferit.

Nu cred. De ce?

Ei bine, pentru că fiecare dintre acestea este în primul rând un eveniment.

Și pașii pentru organizarea unui eveniment sunt mai mult sau mai puțin aceiași.

Desigur, nu trebuie să fii de acord cu mine.

Acum că este clar ce tip de eveniment veți găzdui, să vedem la ce trebuie să ne gândim în avans.

Vă avertizez că probabil îmi va fi dor de o mulțime de lucruri, deoarece există mulți factori în spatele organizării unui eveniment.

Prețul evenimentului

Nu știu de ce încep cu prețul? Probabil că nu este corect să începem de la aceasta.

Vreau doar să scriu acest ghid într-o singură respirație și să nu mă gândesc la secvența logică și să nu mă mai gândesc.

Prin urmare, vă voi cere să citiți până la capăt pentru a obține un beneficiu maxim din cele scrise.

Desigur, nu voi putea descrie tot ce-mi este în cap. Uneori voi amesteca lucrurile pentru diferite evenimente și s-ar putea să vă simțiți puțin confuz, dar organizarea unui eveniment perfect necesită o mulțime de detalii pe care cu siguranță nu voi putea să le ating.

Fiecare tip de eveniment are propriile sale caracteristici și nu voi putea atinge specificul tuturor tipurilor de evenimente din acest scurt ghid.

Cât va costa evenimentul? Ce va include prețul?

Nu uitați să luați în considerare absolut tot ce vă puteți gândi la stabilirea prețurilor. Mulți oameni fac greșeli de preț fatale, deoarece includ doar costuri aparent vizibile, cum ar fi chiria, mâncarea, băuturile etc. și destul de des ajung doar acolo.

Luați în considerare cu atenție fiecare detaliu și timpul pe care îl veți investi în organizație.

Amintiți-vă că timpul dvs. este cel mai prețios!

Grup țintă

Cui se adresează evenimentul? Câți oameni este realist să vină? Este potrivit pentru clienții corporativi? Gândiți-vă în detaliu la publicul dvs. și la ce i-ar atrage?

Nu vă gândiți doar la oamenii care sunt online. Oamenii au început treptat să fie imuni la inundațiile constante de comunicare online.

Prea multe evenimente sunt comunicate acum numai online!

Înainte de concert am vândut doar 100 de bilete, deși videoclipul nostru promoțional ajunsese la peste 15.000 de vizualizări, câteva sute de share-uri și like-uri și fără nicio publicitate.

Au fost aproape 2.000 de persoane care s-au înscris pentru a fi pe Facebook și totuși am vândut doar 100 de bilete până în ziua concertului.

De fapt, am vândut toate biletele pe loc și o mulțime de oameni au venit din campania noastră de publicitate live, pe care o voi împărtăși într-un moment.

Am fost extrem de încântat când am văzut coada de aproape 50 de metri de oameni care așteptau!

Desigur, timpul a fost un factor pentru noi, deoarece evenimentul a fost afară și oamenii așteptau prognoza. De aceea am spus că fiecare eveniment are propriile sale particularități.

Nu vă lăsați păcăliți de „consum virtual”. Multor oameni le poate plăcea ceea ce faci, dar nu îl cumperi.

Zergio Ziman, omul care a rescris strategia de marketing a Coca-Cola, numește acest lucru „Consum virtual”.

Marca dvs. este preferata oamenilor, dar NU o cumpără.

Data evenimentului

Când și în ce zi va avea loc? Există alte evenimente la această dată? Ce sunt ei? Este posibil ca grupul meu țintă să fie acolo? Dacă „Da” cum să atrag atenția asupra evenimentului meu?

Verificați și vacanțele, repetițiile și multe altele.

Mulți oameni spun că sâmbăta și duminica nu sunt bune pentru evenimente, dar depinde și de tipul de eveniment și de persoanele pe care le vizați.

Nu se poate spune niciodată că, pentru a face un singur lucru, indiferent de ceea ce este, există un mod clar de a face acest lucru.

Ora evenimentului

Dacă organizați același eveniment în mod regulat, testați ore diferite chiar și în aceeași zi.

Uneori se poate dovedi că în timpul săptămânii la prânz veți aduna mai mulți oameni decât seara.

Ciudat, dar dacă lucrați cu clienți corporativi, aceștia trimit oamenii la instruire în timpul programului de lucru.

Durata evenimentului

Cat va dura? Cel mai bine este să evaluați cât timp, vorbitorii sau prezentatorii sunteți capabili să atrageți atenția participanților.

Este extrem de neplăcut după pauza de cafea la prânz să goliți holul la jumătate.

Dacă aveți mai mulți lectori, este bine să luați în considerare care sunt mai interesanți și să îi lăsați după-amiaza. Dar există și riscul ca evenimentul să înceapă mai plictisitor. Este un moment foarte subțire.

Oricum ar fi, oamenii iubesc cel mai mult partea de băut și mâncat. Puțini vin din cauza lectorului însuși. Este complet diferit la concerte.

La evenimente de afaceri, chiar dacă vorbitorul este renumit în toată lumea, după prezentare majoritatea oamenilor vor spune că știu asta. Dar aspectul interesant este că aproape 100% dintre ei, deși știu ce s-a spus, nu l-au aplicat niciodată. Dar acesta este un subiect complet diferit.

Programul și organizarea evenimentului

Ce se va întâmpla în timpul evenimentului pentru a vă păstra atenția?

La unele evenimente, se întâmplă mai multe lucruri în același timp. De exemplu, puteți părăsi cursul principal și puteți merge în camera alăturată pentru a obține o consultație cu un avocat, un contabil sau ceva similar.

Înscrieri, pauze de cafea, prânz, catering? Biletele vor fi vândute în avans? Și pe loc?

Pentru evenimente mai mari, trebuie să aveți un coordonator (i) pe site.

Îmi amintesc în timpul unui forum de afaceri bulgar-chinez. Apoi, doar două persoane au trebuit să coordoneze și să dirijeze fluxul a câteva sute de oameni.

A fost o nebunie, dar am făcut-o. Coordonatorul la fața locului este extrem de important, deoarece îi întâmpină pe oameni.

Știți că prima impresie are o mare importanță

Parteneri media

Este minunat să ai o rețea bogată de parteneri media. Blogurile sunt, de asemenea, un partener foarte puternic. De obicei, acordați reduceri cititorilor sau omisiuni pentru eveniment. Faceți o listă și scrieți persoanelor pe care le considerați potrivite pentru a vă răspândi evenimentul.

Locație

Unde să organizezi evenimentul? Hall? Hotel? Cum să alegi o cameră potrivită?

Cu siguranță locul este unul dintre cele mai importante lucruri! Locația este de o mare importanță! Ar trebui să fie confortabil pentru oameni. Aveți o stație de metrou în apropiere sau un loc de parcare.

O zonă verde este, de asemenea, un avantaj în cazul în care nu există parcare.

Interiorul și echipamentul sunt, de asemenea, foarte importante.

Am făcut evenimente în săli în care oamenii au murit de frig. Este teribil!

Nu voi uita niciodată cum, în timpul unei sesiuni de antrenament, a trebuit să țin ușa exterioară a sălii pentru că s-a stricat. Sala se afla la parterul unei clădiri și afară o furtună mare. Ușa nu s-a închis și nu am fost avertizați.

Nu voi uita cum la deschiderea unui antrenament de 3 luni lampa proiectorului se epuizase, deși proprietarul sălii ne asigurase că o va înlocui înainte de eveniment.

Este amuzant acum că îmi amintesc aceste exemple, dar credeți-mă, atunci nu a fost distractiv.

Masa de pranz

În timpul evenimentelor de toată ziua, este important să aveți oameni în apropiere și unde să mâncați dacă există o pauză de masă. Un mare avantaj este acela de a avea un restaurant la fața locului.

Este, de asemenea, un avantaj pentru persoanele care sosesc mai devreme, deoarece se pot așeza să bea o cafea, dacă nu în aceeași clădire, atunci cel puțin în următoarea, pentru că altfel riști oaspeții să se relaxeze în pauza de masă.

Și odată ce ai renunțat la val, este mai greu să îi implici pe oameni în eveniment. Oricât de bun ar fi lectorul. Și oamenii au dreptate. Au atât de multe lucruri care îi distrag atenția. Mai mult, 24 de ore pe zi .

M-am simțit groaznic când am ajuns la fața locului și am văzut oameni care veniseră chiar mai devreme și așteptau afară în frig, pentru că pur și simplu nu era unde să stea în jurul holului.

Este bine să puteți satisface dacă este necesar. Se poate furniza apă, astfel încât să nu fie nevoie să transportați sticle.

Difuzare în direct (Live streaming)

Nu trebuie să uităm că mulți oameni preferă acum să vizioneze online în loc să se afle într-o sală. De aceea este bine să căutați un loc cu posibilitatea de a transmite în direct din locul evenimentului.

Acest lucru le va oferi oamenilor posibilitatea de a alege - să vină în sală sau să privească online de acasă sau de la birou.

Echipa

Buna organizare a unui eveniment stă în detalii. Dacă sunteți singur, va fi foarte dificil să aveți de-a face cu ei.

Sponsorii

O sarcină foarte dificilă, dar nu imposibilă. După alegerea sălii, gândește-te la opțiunile pentru spațiul publicitar.

Descrieți toate oportunitățile pe care le puteți oferi sponsorilor pentru a face publicitate.

Cel mai important lucru este să vă gândiți la modul în care evenimentul dvs. poate aduce clienți potențiali către sponsorul dvs.

Dacă nu-ți dai seama, ar fi bine să nu-ți pierzi timpul în căutarea unui sponsor.

Astăzi, chiar și companiile mari au micșorat bugetele publicitare de imagine. Toată lumea caută bani.

Materiale promoționale

Mulți oameni spun că împărțirea pliantelor nu are niciun sens și asta dacă cineva stă la ieșirea din metrou și îți împinge hârtii inutile în mâini.

Alții spun că nu a contat designul sau cum arăta volantul. Rahat!

Ca persoană care a creat și administrează o companie în care obiectivul nostru final este să începem să oferim soluții complete unice atât pentru întreprinderi, cât și pentru persoane fizice în domenii precum design, modă și artă, vă pot spune cu încredere:

„Înainte de a cumpăra ceva, se evaluează vizual cum arată.”

Și acesta este un fapt pe care nimeni nu îl poate nega!

Deci, dacă cineva îți spune că designul nu contează, ar fi bine să nu-l asculți.

Când am organizat concertul, am făcut un design cu adevărat extraordinar al pliantelor și am organizat un flash mob spectaculos pe Vitosha. Eram în total 20 de persoane - 10 muzicieni cântând și 10 persoane purtând aceleași tricouri pe care le-am împărțit fluturași.

Ghici care a fost rezultatul?

La fața locului au existat peste 10 mijloace media. Desigur, PR-ul echipei a făcut o treabă grozavă! Am mers peste tot Vitosha și am ajuns la Teatrul Național. Efectul a fost îngrozitor! Tocmai am aruncat în aer centrul Sofia!

Jurnaliștii și microfoanele zburau peste tot, deși nici măcar nu aveam permis de la municipalitate, nimeni nu a venit să facă o remarcă.

Vă puteți imagina cum un polițist ar veni în fața a aproape 20 de camere TV și a jurnaliștilor pentru a ne întreba dacă avem permis?.

Oameni din toată regiunea Vitosha ne-au făcut poze și au distribuit videoclipurile pe rețelele de socializare.

A fost o experiență cu adevărat memorabilă pe care nu o voi uita niciodată!

Videoclip promoțional

Este minunat dacă puteți face un videoclip promoțional. Este destul de scump, dar când am avut un videoclip promoțional pentru un eveniment în sală, erau întotdeauna mai mulți oameni decât atunci când nu existau.

Din fericire pentru noi, am obținut treptat echipamente și un editor grozav care creează producții video grozave.

Distribuirea evenimentului

Clasicul este să facem un eveniment pe facebook și să ne invităm toți prietenii.

Oamenii s-au săturat să fie inundați de evenimente, mai ales de prietenii lor de pe rețeaua socială.

Nu spun că nu ar trebui să faci o pagină de facebook. Dimpotriva. Trebuie.

Un videoclip promoțional va face o treabă excelentă pe social media, dar trebuie să îl încărcați direct pe facebook, nu cu un link extern.

De aceea, Mark Zuckerberg a decis să creeze o platformă pentru a concura cu YouTube.

Oamenilor le place să privească din ce în ce mai mult.

Gândiți-vă la toate opțiunile în care vă puteți anunța evenimentul.

Îmi amintesc când am organizat un antrenament excelent la Park Hotel Moscow.

Am adunat 60-70 de persoane fără nicio reclamă. Dar am înregistrat evenimentul nostru în toate locurile posibile pentru postarea evenimentelor pe Internet și am invitat la un mesaj personal pe facebook și LinkedIn.

Fotografii de la eveniment

Dacă nu este un fotograf profesionist, cel puțin cereți unui prieten să facă poze în timpul evenimentului. După eveniment, trimiteți fotografiile oamenilor sau etichetați-le pe Facebook. De obicei, oamenii se bucură de aceste lucruri.

Video al evenimentului

Cel puțin cred că este frumos să filmezi evenimentul, dar atunci trebuie să te gândești la cine va face montajul. Videoclipurile devin din ce în ce mai populare. Și ajung rapid la ratinguri serioase. Dacă sunt interesante, desigur!

Părere

Asigurați-vă că primiți feedback de la oameni. Realizați videoclipuri scurte ale participanților în care împărtășesc ceea ce au experimentat. Sondajele scurte sunt, de asemenea, o opțiune, dar videoclipurile sunt cu siguranță mai puternice!

Efect WOW

Este recomandabil să luați în considerare ce puteți face pentru a obține acest efect WOW. Ceva la care oamenii cu siguranță nu se așteaptă. De exemplu, puteți aranja în prealabil pentru fiecare participant o scrisoare cu o sarcină pe care trebuie să găsească o soluție și cine va reuși va restitui banii. Sau ceva de genul asta.

Pur și simplu improvizez chiar acum.

Fă un brainstorming cu echipa ta și vine cu ceva nebunesc.

Există multe mai multe de spus despre organizarea unui eveniment, dar ideea acestor linii este să fie un ghid foarte scurt pentru organizarea unui eveniment.

Am urmărit să vă ofer câteva puncte de referință pe care să le călcați. Nu există cu adevărat o formulă exactă pentru organizarea evenimentului perfect. Este mai presus de toate o planificare adecvată și „cărți de joc” impecabile.

După cum am împărtășit la început, sala și facilitățile sale sunt extrem de importante pentru mine.

De aceea, căutam atât de mult o opțiune pentru a deschide o astfel de sală și în cele din urmă am reușit!

Se află la 3 minute de stația de metrou "NDK" și are propriul restaurant, posibilitatea acoperirii online a evenimentelor, propria terasă și ca bonus primești o sticlă de apă minerală gratuită și o pauză de cafea pentru participanți

Oferim foi de scris și pixuri gratuite, precum și reduceri la restaurant.

Bine ați venit la cea mai nouă sală de închiriat din Sofia!

Orice ai face, nu uita niciodată următorul citat din Sir Richard Branson:

În afaceri, ca și în viață, important este să faci bine.