perfect

Organizarea evenimentelor în majoritatea cazurilor este asociată cu mult stres, care rămâne ascuns de oaspeți și participanți. Nu degeaba spun că organizatorul evenimentului este ca o lebădă - el impresionează prin grația și calmul cu care plutește până când se oprește din vâslit sub suprafață pentru a se asigura că fiecare detaliu al evenimentului este la locul său și sub plin Control.

Adevărul este că nu există un cuvânt magic care să descrie evenimentul perfect. Ai nevoie de strategia și planificarea potrivite, iar lucrurile se pot întâmpla mult mai ușor decât ți-ai imaginat.

Așadar, vă împărtășim sfaturile care vă vor ajuta să organizați evenimentul perfect:

Poate fi evident, dar, în calitate de organizatori, trebuie să ne întrebăm de ce organizăm acest eveniment special? Exemple de motive ar putea fi lansarea unei noi campanii, prezentarea unui produs sau a unei mărci sau instruirea importantă. O analiză critică a situației ar trebui să răspundă la modul în care acest eveniment vă va ajuta să vă atingeți obiectivele de afaceri mai mult decât alte canale de marketing și informații.

Planificarea corectă este probabil cel mai important moment al organizației. În general, procesul de organizare a evenimentului poate fi împărțit în trei părți:

  • logistică;
  • marketing;
  • conţinut;

Fiecare eveniment are nevoie de un proiect detaliat și un plan financiar, iar activitățile lor trebuie distribuite în funcție de timpul, resursele și responsabilitățile alocate acestui proiect. Problemele financiare care pot fi luate în considerare sunt, de exemplu, câți participanți sunt necesari pentru a asigura evenimentul financiar (acest lucru se face pentru evenimente promoționale și pentru cele în care sunt invitați clienți externi și clienți). Pentru toate evenimentele trebuie pregătite un plan de urgență și un management al riscurilor. Previziunea corectă a vremii este cheia planificării. Nu subestimați niciodată cât ar dura până la finalizarea fiecărei sarcini și anticipați oportunități de suprapunere.

Locul de desfășurare a evenimentului și mâncarea sunt cele mai mari două elemente din costurile organizării evenimentului. Atunci când alegeți un loc pentru eveniment, există multe lucruri de luat în considerare, dar este deosebit de important să luați în considerare costurile ascunse: pe lângă închirierea unei camere, cazare și catering, evenimentul poate necesita echipamente tehnice, necesitatea traducerii specializate, acces la internet de mare viteză etc. Este important să știți ce companie de catering puteți angaja pentru evenimentul specific (dacă nu vă aflați într-un hotel care are un restaurant), care hotel este potrivit pentru întâlnirea dvs. și dacă acest hotel oferă săli de conferințe echipate, mâncare bună și gustoasă pentru oaspeții tăi. Cum veți face față cerințelor dietetice speciale? Care este bugetul pentru băuturi pe persoană care participă? Nu vă mulțumiți cu meniurile standard, rugați-le să vă ofere un meniu personalizat în funcție de cerințele și bugetul dvs. Pentru evenimente în aer liber sau convenții, nu uitați că trebuie să bugetați nu numai meniul, ci și chelnerii și serviciile, să asigurați locul și să închiriați echipamentul pentru servirea și pregătirea mâncării.

Alți furnizori pe care îi puteți folosi pentru evenimentul dvs. includ mobilier, echipamente audio și vizuale, flori, stewards/hostess, servicii de transport, software de înregistrare și box office, muzică, artiști și interpreți. Este întotdeauna considerată o bună practică să primești oferte de la mai mulți furnizori pentru același serviciu, dar să nu iei niciodată o decizie numai în funcție de preț. Relațiile cu furnizorii sunt esențiale pentru furnizarea unui serviciu bun, deci este adesea o idee bună să aflați ce membru al echipei furnizorului va furniza serviciul la fața locului, când va ajunge la eveniment etc. Aflați când furnizorul așteaptă plata . Niciun organizator de evenimente nu dorește să-și plătească furnizorii înainte de a începe să câștige venituri din evenimentul lor, deci plata contribuțiilor este o soluție foarte bună.

Nu subestimați timpul pentru promovarea evenimentului și luați în considerare cât timp va dura mesajul dvs. pentru a ajunge la publicul țintă. Tipul evenimentului, grupul țintă, resursele interne și bugetul vor determina abordarea dvs. de marketing. Găsirea partenerilor media pentru evenimente publice la scară largă vă poate ajuta în mod semnificativ marketingul direct.

Nu uitați de rețelele sociale - folosiți-le pentru a ajunge la publicul dvs. Prin dezvoltarea și implementarea unui plan regulat de comunicare, puteți trimite rapid și ușor mesaje personalizate către grupul dvs. țintă. Profitați de software-ul de monitorizare a rețelelor sociale. Urmăriți cine folosește hashtagul dvs., cine împărtășește fotografiile de la eveniment și notează participarea.

Trebuie să știți că cel mai important atu pentru un eveniment de succes sunt oamenii - echipa dvs., personalul hotelului/centrului de conferințe și toți ceilalți subcontractanți. Toți acești oameni trebuie să fie bine pregătiți pentru rolul lor în timpul evenimentului. Scrieți o scurtă descriere a postului pentru fiecare post, efectuați interviuri și sesiuni de informare detaliate. Aspectul profesional, capacitatea de a gândi logic și de a lua măsuri rapide sunt esențiale, iar echipa care lucrează la eveniment trebuie aleasă în funcție de aceste calități. Fiecare participant care vine la evenimentul tău are contact direct cu unii dintre ei, ei sunt chipul mărcii tale. Luați timp pentru a-i motiva să dea tot ce este mai bun.

După o planificare grea, în cele din urmă vine ziua cea mare. Amintiți-vă că complexitatea multor evenimente provine din faptul că multe circumstanțe și situații neprevăzute vă provoacă în timpul evenimentului în sine. De aceea pregătirea preliminară și planul situațiilor neprevăzute și riscante sunt foarte importante. Asigurați-vă că fiecare membru al echipei știe ce să facă în caz de urgență și știe la cine să apeleze, informat cine ia deciziile.

Urmărirea și evaluarea evenimentului trebuie planificate în prealabil și efectuate imediat după eveniment, astfel încât energia pozitivă să poată fi valorificată. Ca organizator, probabil că veți fi mulțumit de succesul său, dar și epuizat sub influența adrenalinei, deci este important să vă pregătiți din timp. Stabiliți ce este un eveniment de succes în cazul dvs. - se exprimă în succes financiar? Întrebați-vă ce a funcționat și ce nu. Ce vei schimba anul viitor? Nu lăsați nimic la voia întâmplării și asigurați-vă că totul este măsurat și analizat, atât înainte, cât și în timpul și după eveniment. Unele dintre valorile care trebuie raportate includ: costurile, vânzările de bilete, veniturile, implicarea publicului țintă pe social media. În plus, puteți pregăti un scurt chestionar pentru membrii echipei dvs., deoarece aceștia pot avea perspective diferite și pot oferi feedback constructiv.

Mai multe informații despre team building pot fi găsite pe site-ul nostru.