Înregistrarea și raportarea, stocarea și păstrarea documentelor de arhivă

documentelor arhivă


Acest produs a fost creat în cadrul proiectului Dezvoltarea, implementarea și evaluarea impactului unei politici îmbunătățite în Agenția de Arhive de Stat, finanțat de Programul Operațional „Capacitate Administrativă”, cofinanțat de Uniunea Europeană prin Fondul Social European, conform contractului 11 -13-5/18.09.2012, încheiat între Ministerul Finanțelor și Agenția de Stat „Arhive” pentru acordarea de subvenții în cadrul Programului Operațional „Capacitate administrativă”, Axa prioritară I „Bună guvernare”, Subprioritatea 1.3. „Coordonare eficientă și parteneriat în dezvoltarea și implementarea politicilor”, linia bugetară BG051PO002/11/1.3-06.
Singura responsabilitate pentru conținutul produsului revine Agenției Arhivelor Statului și în niciun caz nu poate fi considerată ca reflectând opinia oficială a Uniunii Europene și a Autorității de Management.

Cod metodic
Derulați III


Înregistrarea și raportarea, stocarea și păstrarea documentelor de arhivă

SOFIA, 2013.


І. ÎNREGISTRAREA ȘI RAPORTAREA FONDURILOR DE ARHIVĂ

I.1. Definiție
Înregistrarea contabilă determină ordinea și modalitățile de stabilire a compoziției, volumului, stării fizice și stocării documentelor arhivistice, care nu conțin informații clasificate în arhivele de stat, unitățile structurale ale „Arhivelor” DA, modificările disponibilității stocului în raportare unități și reflectarea lor în formularele de raportare respective.
Formularele de raportare sunt standarde și eșantioane primare și sumare, interdependente și complementare. Corespondența dintre datele din ele este obligatorie.
Scopul înregistrării și raportării documentelor este de a stabili disponibilitatea documentelor și de a asigura stocarea organizată, recuperarea informațiilor de arhivare și utilizarea acestora.
Toate documentele NAF, indiferent de originalitate, timp, metodă de creare și suport, sunt supuse înregistrării și raportării. Raportarea este păstrată pe două niveluri - în arhivele statului și în fișierul central de stocuri.

II. DEPOZITAREA DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

II.1. Definiție
Depozitarea documentelor de arhivă este un set de activități pentru asigurarea unor spații adecvate - arhive, pentru a proteja fizic documentele de arhivă și a le proteja de încălcări, plasarea rațională a documentelor în ele și aranjarea lor într-un mod adecvat pentru căutare și muncă.
Pentru a asigura o bună depozitare a documentelor de arhivă în arhive, se asigură un regim adecvat de temperatură și umiditate, protecție împotriva incendiilor, protecție împotriva inundațiilor și acces controlat la acestea.

III. CONSERVAREA DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

III.1. Definiție
Conservarea este un set de activități și proceduri care vizează întărirea documentelor de arhivă, prevenirea deteriorării și distrugerii, pentru a păstra informațiile conținute în acestea. Transferul (reformatarea) informațiilor din documente pe un alt suport este, de asemenea, considerat protecție. Reformatarea este necesară pentru a proteja documentele fragile sau deteriorate de utilizarea ulterioară sau pentru a stoca informații despre documentele grav deteriorate care sunt în pericol de a fi distruse. Dacă este necesar, documentele sunt supuse conservării și restaurării.

III.12. Formulare de raportare a copiilor de microfilme ale documentelor de arhivă
III.12.1. Carte pentru raportare și transmitere de microfilme și documente microfilmate
În laboratoare și studiouri se completează o carte pentru raportarea și transmiterea microfilmelor și a documentelor microfilmate cu următoarele date: numărul de serie al microfilmului; numărul fondului; numărul de inventar; numărul unității de arhivă; numărul de cadre (negativ, pozitiv); numele angajatului care a microfilmat documentele; numele și semnătura angajatului din arhivă care a acceptat microfilmele și documentele; data transmiterii microfilmelor și documentelor (anexa nr. 39).
Laboratorul foto și studiourile asigură stocarea și conservarea documentelor de arhivă trimise pentru microfilmare.
III.12.2. Ordin
Pe baza datelor de la punctul III.12.1. se va completa și comanda respectivă de la punctul III.9.4.5.
Nu sunt permise corecții sau note privind documentele de arhivă în timpul pregătirii microfotocopiei.

IV. DOCUMENTE DE ARHIVALĂ LA RISC

IV.1. Definiții ale conceptelor
„Amenințare”, „risc” și „pericol”
IV.1.1. "Amenințare" - pericol, posibilitatea ca ceva rău să se întâmple. Amenințarea este un fapt real, o circumstanță manifestată.
IV.1.2. "Pericol" - posibilitatea sau probabilitatea ca ceva rău să se întâmple, unele probleme. Pericolul se manifestă în domeniul posibilului.
IV.1.3. "Risc" - acțiune în caz de incertitudine, probabilitate de consecințe, stare periculoasă, daune și pierderi, mod de comportament. Riscul este definit ca o amenințare cu termen nedefinit, adică. nu există un timp prestabilit pentru apariția sa. Riscul poate fi, de asemenea, considerat ca un pericol previzibil.