Listele derulante din Microsoft Excel (atât Word, cât și Access) vă permit să creați o listă de alegeri valide pe care dvs. sau alții le puteți selecta pentru un anumit câmp. Acest lucru este util mai ales pentru câmpurile care necesită informații specifice; câmpuri cu date lungi sau complexe greu de scris; sau câmpurile în care doriți să gestionați răspunsurile.

excel

Crearea listelor drop-down dependente (în combinație cu funcția INDIRECT) este un alt avantaj. Vă permite să selectați o categorie de produse din meniul derulant din meniul principal (cum ar fi băuturi) și apoi să afișați toate produsele aferente în lista derulantă a submeniului (în funcție) (cum ar fi suc de mere, cafea etc.) ). ). Acest lucru funcționează foarte bine pentru comandă și inventar, deoarece împarte toate produsele în categorii convenabile. Acesta este modul în care majoritatea companiilor angro și cu amănuntul își gestionează liniile de produse. Companiile de la spitale și companii de asigurări până la bănci și chiar mai mult folosesc liste derulante, pătrate, combinații și/sau butoane radio pentru a minimiza erorile tipografice și de consum.

Cum se creează o listă derulantă simplă [1

Liste practice derulante Excel cu datele din acest registru de lucru.

Dacă baza de date a foilor de calcul este mare sau conține mai multe câmpuri, vă recomandăm să plasați elementele listei într-un tabel într-o foaie de calcul separată, dar în același registru de lucru. Cu toate acestea, dacă lista dvs. este relativ scurtă, puteți introduce elemente de listă separate prin virgule pentru lista dvs. în câmpul Sursă al casetei de dialog Validare date.

1. Deschideți un registru de lucru nou și adăugați o a doua filă de calcul tabelar (faceți clic pe semnul „+” din partea de jos a ecranului în bara de file).

2. Redenumiți foaia de calcul 1 ca „wks” pentru foaia de calcul și foaia de calcul 2 ca „liste”.

3. Introduceți numele a 10 medici (sau alte articole adecvate) în coloana A de la A1 la A10.

4. Sortați lista în funcție de preferințe. Dacă intenționați să sortați după nume, introduceți mai întâi numele de familie, apoi prenumele și mijlocul în lista originală. Evidențiați intervalul (A1: A10) sau plasați cursorul pe orice celulă din listă și apăsați Ctrl + T pentru a converti acest grup de articole într-un tabel. Excel îl numește tabele 1, 2, 3 etc., ceea ce nu este o problemă dacă există un singur tabel. Asigurați-vă că este bifată caseta „Tabelul meu are antete”.

Notă: Când datele sunt într-un tabel, puteți adăuga sau elimina elemente din listă (și toate celelalte liste derulante). folosind același tabel) și toate sunt actualizate automat.

Introduceți lista de articole și apoi convertiți lista într-un tabel.

6. Accesați Foaia de calcul 1 (redenumită wks). Introduceți câteva date similare cu datele din următoarea imagine, de exemplu: tipul operației, data, ora și chirurgul, sau creați-vă propriul.

7. Selectați celula sau grupul de celule în care doriți să apară lista derulantă. În acest caz, selectați D2 (sau D2: D11 dacă preferați, deși nu trebuie să subliniați întreaga coloană).

8. În fila Date, selectați Validare date> Validare date .

9. În caseta de dialog Validare date, selectați fila Setări. În [Criterii de validare din caseta Permiteți, selectați opțiunea numită Listă din lista derulantă.

În fila Setări, selectați Listă din lista derulantă.

10. Mergeți la câmpul Sursă și faceți clic în acest câmp.

11. Mutați cursorul în afara acestei casete de dialog și selectați listele de foi de calcul din secțiunile din registrul de lucru din partea de jos a ecranului.

12. Subliniați numărul de medici, adică de la A2 la A11. Rețineți că Excel adaugă acest interval pentru dvs. în câmpul Sursă (= liste! $ A $ 2: $ A $ 11).

13. Apoi faceți clic pe fila Enter Message și introduceți un titlu și un mesaj introductiv pentru lista dvs. derulantă.

14. Apoi faceți clic pe fila Mesaj de eroare și introduceți titlul și mesajul de eroare pentru lista dvs. derulantă.

15. Faceți clic pe OK și meniul derulant este complet.

JD Sartain/IDG la nivel mondial

Introduceți intervalul sursă, mesajul de intrare și mesajele de eroare pentru lista dvs. derulantă.

16. Reveniți la foaia de calcul wks și plasați cursorul în celula D2. Observați săgeata drop-down și mesajul dvs. personalizat de introducere va apărea în dreapta fiecărei celule din această coloană pe care o selectați. Faceți clic pe săgeata în jos și selectați un medic din lista specializată în tipul de intervenție chirurgicală în rândul corespunzător din coloana A. câmpul Dr. Simon Walters, de exemplu, este operat la șold.

17. Dacă cineva introduce un nume nevalid, adică încearcă să introducă un nume care nu se află pe lista chirurgilor acceptabili, apare mesajul de eroare personalizat pe care l-ați introdus când apăsați Enter. Faceți clic pe Anulare pentru a închide această casetă de dialog.

JD Sartain/IDG la nivel mondial

Vă rugăm să selectați un medic din listă sau să scrieți o intrare nevalidă a unui mesaj de eroare.

Creați liste drop-down dependente

Listele derulante dependente sunt similare cu submeniurile din aplicațiile Office. Meniul principal (sau lista derulantă) prezintă mai multe opțiuni de submeniu sub fiecare afișare a opțiunilor suplimentare legate de meniul principal. În eșantionul de foaie de lucru, o listă derulantă oferă o selecție de chirurgi de a alege dintre cei care se potrivesc cu tipul de intervenție chirurgicală planificată.

Pentru următorul exercițiu, imaginați-vă că conduceți un mic spital rural la aproximativ 50 de mile de un oraș mare, cu trei spitale mari, cu personal complet. Este de datoria ta să programezi chirurgi de la una dintre aceste trei facilități majore pentru a examina pacienții la spitalul tău. Lista derulantă „principală” conține o selecție de spitale (după locație) în care practică fiecare chirurg. Listele derulante din submeniu conțin numele fiecărui chirurg care lucrează în fiecare dintre aceste facilități: East Side, West Side sau Midtown.

A. Creați liste

1. Mai întâi adăugați o foaie de calcul și denumiți-o pe listă2 .

2. În listele de foi de calcul2, introduceți următorul titlu de coloană: Amplasarea spitalelor. Introduceți numele în locațiile spitalului Partea de est Cartierul de vest și Midtown în celulele A2, A3 și respectiv A4 (fără spații sau folosiți un singur cuvânt). [19659002] 3. Mutați cursorul în prima celulă sub titlul Locații spital (A2). Faceți clic pe Acasă> Formatare ca tabel, selectați stilul tabelului din submeniu, apoi faceți clic pe OK. .

4. Selectați locațiile spitalului din această listă (A2: A4). Introduceți un nume de tabel (Locații) în câmpul Nume (deasupra coloanei A) sau apăsați Ctrl + T pentru a converti aceste elemente într-un tabel pe care Excel îl numește Tabelul 1, 2, 3 și așa mai departe. . afișează. În cele din urmă, bifați caseta care spune că Tabelul meu are anteturi .

5. Pentru a redenumi tabelele, alegeți Formule> Manager nume. Mutați cursorul în Tabelul 1 (2, 3, 4 etc.), apoi faceți clic pe butonul Editare .

6. În caseta de dialog Editare nume, introduceți noul nume ( Locații ).

Notă: Excel nu permite spații sau alte caractere speciale. Numele trebuie să înceapă cu o literă sau o subliniere, iar numele nu trebuie să intre în conflict cu numele încorporate ale Excel sau ale altor obiecte din registrul de lucru (de exemplu, nu puteți avea două intervale cu același nume într-un singur registru de lucru, chiar dacă intervalele sunt listate în foi de calcul separate.)

JD Sartain/IDG la nivel mondial

Redenumiți foile de calcul cu Managerul de nume Excel.

7. Apoi, trebuie să faceți un tabel separat pentru fiecare dintre locurile din spital. În listele de foi de calcul2, introduceți următoarele titluri de coloană: partea de est C: Cartierul de vest și D: Midtown (aceste etichete de coloană sunt, de asemenea, numele zonei dvs. minus spații).

8. Introduceți numele unor medici sub fiecare dintre aceste trei coloane (B, C, D).

9. Formatați fiecare listă ca un tabel specificat (repetați pasul 3 de mai sus).

10. Barați gama fiecărei coloane separat (B1: B8; C1: C7; D1: D9). presa Ctrl + T pentru a converti aceste grupuri de elemente în tabele, pe care Excel le numește tabelele 2, 3, 4 etc., apoi bifați caseta care spune că tabelul meu are anteturi. Repetați pașii 5 și 6 de mai sus pentru a redenumi tabelele. Amintiți-vă că nu există spații în numele intervalului

JD Sartain/IDG la nivel mondial

Creați tabele pentru listele dvs.

Notă: Dacă aveți mai multe tabele, listați-le pe baza antetului specificat pentru fiecare coloană.

B. Creați coborâșurile

1. Mai întâi, reveniți la foaia de calcul wks și ștergeți lista derulantă anterioară din coloana D, intitulată Chirurgi. Creați un nou antet în coloana D1, intitulat Locație și nume E1 Chirurgi.

2. Selectați celulele D1: E11, apoi selectați Acasă> Formatare ca tabel, selectați un stil, bifați caseta de titlu și faceți clic pe OK. .

3. Apoi selectați celule (D2: D11) pentru meniul derulant din meniul principal.

4. În fila Date, selectați Validare date> Validare date .

5. În caseta de dialog Validare date, selectați fila Setări. În [Criterii de validare din caseta Permiteți, selectați opțiunea numită Listă din lista derulantă.

6. În câmpul Sursă, faceți clic pe lista de foi de calcul2, evidențiați lista locurilor de spital minus antetul (A2: A4) și faceți clic pe OK 07. listă derulantă creați meniul principal "lățime =" 300 "înălțime =" 431 " data-imageid = "100759581" data-license = "IDG" data-original = "https://images.idgesg.net/images/article/2018/05/ 07-create-the-main-menu-dropdown-list -100759581-medium.jpg "class =" lazy "loading =" lazy "/> JD Sartain/IDG Worldwide

Crearea meniului derulant principal [19659015] 7. Mutați cursorul în celula E2.

8. Repetați pașii 8 și 9. de mai sus.

9. De data aceasta în câmpul Sursă, introduceți această formulă: = INDIRA ($ D $ 2) - dar aceasta este doar pentru celula curentă - faceți clic pe OK

Notă: Dacă primiți un mesaj de eroare în sursă, faceți clic pe Da, deoarece în fundal se oprește când datele din listele derulante sunt completate.

10. Pentru a completa coloana (care este cursul evident), introduceți formula după cum urmează: = INDIRECT ($ D2) - da, fără ' $ ' desenați numărul liniei - apoi copiați celula D2 în jos de la D3 la D11. Aceasta activează întreaga gamă.

JD Sartain/IDG la nivel mondial

Introduceți funcția INDIRECTĂ ca formulă relativă, apoi copiați

11. Pentru a adăuga un mesaj de eroare sau un avertisment de intrare, repetați pașii de la 13 la 14 de mai sus în secțiunea „Creați o listă verticală simplă”.

C. Testează-ți munca

Acum este timpul să vă testați munca. Faceți clic pe săgețile drop-down (una câte una) din coloana D (Locație).

1. Selectați un spital din listă și acesta va apărea în celula activă.

2. Mutați cursorul în coloana E (Chirurg) și selectați un medic din lista medicilor din locația pe care ați specificat-o în coloana D.

JD Sartain/IDG la nivel mondial

Listele derulante funcționează conform așteptărilor

D. Crawl cu două cuvinte

Dacă doriți să utilizați două sau mai multe cuvinte pentru meniul derulant din meniul principal (de ex. Locație) și nu doriți să înfășurați cuvintele fără spațiu (de ex. East Side în loc de EastSide), introduceți această formulă în fereastră derulantă (Chirurg). Caseta de dialog pentru validarea datelor: = INDIRECT (ÎNLOCUIȚI (D2, ", ")) unde D2 este adresa celulei, " înseamnă citat-spațiu-citat, iar " înseamnă citat-citat fără spațiu. Traducere: înlocuiți celula D2, care are un spațiu cu D2 minus spațiul.

Asta este tot pentru acum. Dacă aveți nevoie de mai mult ajutor, puteți descărca această foaie de calcul aici: